Angebots- und Vertragserstellung – ganz einfach zu handhaben
Um dabei die optimalsten Arbeitsabläufe sicherzustellen, ist eine Softwarelösung nötig, die allen Anforderungen gerecht wird, aber dennoch einfach und übersichtlich zu bedienen ist. In unserer neuen Artikelreihe „Software für die Entsorgungswirtschaft“ werden wir Ihnen in den kommenden Monaten einen Einblick geben, welche Aspekte für ein ERP-System in der Entsorgungswirtschaft wichtig sind.
Angebots- und Vertragserstellung – ganz einfach zu handhaben
Verträge sind in der Geschäftswelt von äußerster Wichtigkeit. Sie regeln Angelegenheiten rechtsgültig zwischen zwei oder mehreren Parteien. Ohne einen Vertrag läuft heutzutage nichts mehr. Deshalb ist es wichtig, dass solche Anliegen akkurat aber dennoch einfach und übersichtlich zu erstellen sind, egal ob es sich dabei um komplexe Verträge oder Standart-Kontrakte handelt. Dies gilt auch für die Entsorgungsbranche.
Stellen Sie sich vor, Sie sind als Mitarbeiter eines Entsorgungsunternehmens für die Erstellung von Angeboten und Verträgen zuständig. Kontinuierlich melden sich (potenzielle) Kunden bei Ihnen, die ein Angebot haben möchten, etwas über ihren Vertrag wissen wollen oder die einfach nur Informationen über die verschiedenen Vertragsmodalitäten des Entsorgungsunternehmens erhalten möchten. Was wäre in diesem Zusammenhang für Sie wichtig, damit ein Angebot bzw. ein Vertrag schnell, effektiv und übersichtlich zu erstellen ist und Sie sachgemäß Auskunft geben können?
In jedem Fall sollten Sie mit einer Software arbeiten, die unterschiedlichste Angebots- und Vertragstypen darstellen kann. Schließlich sind viele Verträge so individuell wie die Kunden auch. Mal handelt es sich um eine einmalige Leistung, wie das Mieten eines Behälters für Veranstaltungen, mal müssen komplexe Vertragsstrukturen, wie die Vermietung verschiedenster Tonnen für Container oder Tansportleistungen, erfüllt werden.
Ist der Kunde bereits in der Datenbank angelegt, ist es von Vorteil, wenn bei einer Angebots-/Vertragserstellung die Kopfdaten, wie Name, Adresse etc., automatisch gefüllt werden. Per drag & drop können dann die gewünschten Leistungen in das Angebot eingefügt werden. Dabei sollten Zusatzleistungen, wie Transportzuschläge bei Treppen oder Schlüsseldienste ebenfalls einfach per Klick hinzugefügt werden können. Natürlich sollte der Sachbearbeiter die Möglichkeit haben, Leistungen, die noch nicht im System hinterlegt sind, hinzuzufügen.
Nachdem ein Angebot Mithilfe der Software erstellt wurde, ist es nützlich, wenn diese eine MS Word Integration besitzt und das Angebot in Word umwandelbar ist. So kann der Bearbeiter das Dokument automatisch in seinem Schreibprogramm öffnen und notfalls noch kleine Änderungen daran vornehmen, bevor er es in ein .pdf umwandelt und/oder es dem Kunden per Mail oder Post schickt. Dabei sollte sich das Word-Dokument in einer dem Kundenwünschen angepassten individuellen Vorlagen öffnen.
Ein Vertrag – viele Möglichkeiten
Sind die Leistungen eines Angebotes ordnungsgemäß ausgehandelt, ist es von Vorteil, wenn das Angebot automatisch in einen Vertrag umgewandelt werden kann. Das spart Zeit, Kosten und verhindert Fehler. Diese Verträge (und natürlich auch die zuvor erstellten Angebote) sollten direkt im Kundenkonto des Auftraggebers hinterlegt und für alle, die eine Berechtigung dazu besitzen, einsehbar sein. So haben alle Beteiligten einen Überblick und können bei Fragen schnell Antwort geben. Der Status der Akquise sollte ebenfalls hinterlegbar sein. Das Gleiche gilt im Allgemeinen für die Hinterlegung von Leistungen, Preisen und Positionen, die mit dem Kunden vereinbart wurden.
Dabei sollte es möglich sein, jede Leistungsposition einzeln zu kalkulieren, als auch eine Gesamtkalkulation durchzuführen. Auch ist es wichtig, dass Angebots-/ und Vertragsdaten von einem in ein anders Angebot übernommen werden können oder ein Vertrag erstellt werden kann, ohne dass es vorher ein Angebot gibt.
Die Software sollte dazu in der Lage sein, verschiedene Preislisten zu hinterlegen, aus denen dann die entsprechenden Gebühren für das Angebot/den Vertrag übernommen werden können. Dabei sollte die Möglichkeit bestehen, verschiedene Preislisten zu verwalten, egal ob es sich dabei eigens kalkulierte Preise handelt oder um andere externe und offizielle Preislisten, wie zum Beispiel EUWID-Preise.
Im Angebots-/Vertragsmodus ist es wichtig, dass die Daten der Kunden, der Deponie und Verwertungsanlage sowie der Standorte hinterlegt werden können. Ebenso signifikant sind natürlich die Stammdaten der Kunden sowie welche Abfallarten der entsprechende Kunde zu entsorgen hat. Mithilfe dieser voreingestellten Angaben ist es somit viel leichter, ein Standartangebot für immer wiederkehrende Leistungen zu erstellen. Allerdings sollte eine vertragsspezifische Änderung durchaus auch möglich sein, um den Vertrag den jeweiligen Kunden anzupassen. Aus der Vertragserstellung sollte die Möglichkeit bestehen, eine vollständige Termingenerierung durchzuführen.
Eine automatisierte Übernahme der Vertragsdaten in andere Bereiche der Software ist ebenfalls nützlich. So kann zum Beispiel durch diesen Automatismus die Tourenplanung gleichzeitig mit angepasst werden, Vertragstermine können direkt abgerechnet werden (egal ob Mietleistung oder Pauschale) oder im Allgemeinen verschiedenste Termine gleichzeitig mit generiert werden.
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