Dokumentations- und Informationspflichten im Vergaberecht

Eine rechtssichere Vergabedokumentation entsteht nicht erst mit dem abschließenden Vergabevermerk. Bereits die Ermittlung des Beschaffungsbedarfs und des Auftragswerts, die Wahl der Verfahrensart, die Entscheidung der Losaufteilung sowie die Festlegung und Anwendung der Zuschlagskriterien müssen zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt ebenso für die Kommunikation mit Bewerbern und Bietern, die Nachforderung und Aufklärung von Unterlagen sowie die Wertung der Angebote.

Dokumentationsmängel können Vergabeverfahren erheblich gefährden. Sie erschweren die Prüfung durch Rechnungsprüfungsämter und Fördermittelgeber und können in einem Nachprüfungsverfahren zur Wiederholung einzelner Verfahrensschritte oder sogar zur Zurückversetzung des gesamten Vergabeverfahrens führen. Eine nachträgliche Ergänzung ist nur begrenzt möglich.

Das Seminar zeigt, was zu welchem Zeitpunkt, in welcher Form und mit welchem Detaillierungsgrad dokumentiert werden muss. Besondere Aufmerksamkeit gilt dokumentationsintensiven Entscheidungen. Behandelt werden außerdem die rechtssichere Bieterkommunikation, die Führung elektronischer Vergabeakten, die Folgen von Dokumentationsmängeln und die aktuellen Entwicklungen im Ober- und Unterschwellenvergaberecht.

Die Teilnehmenden erhalten konkrete Formulierungsbeispiele und Muster für die praktische Führung der Vergabeakte.